Office Manager:in / Assistenz der Unternehmensführung (m/w/d)


Office Manager:in / Assistenz der Unternehmensführung (m/w/d)

Deine Aufgaben

Als Office Manager:in und persönliche Assistenz der Unternehmensführung (m/w/d) spielst du eine zentrale Rolle in der organisatorischen und administrativen Unterstützung von ProEco Rheinland. Du sorgst für eine effiziente Büroorganisation und gestaltest Verwaltungsprozesse, die einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft sicherstellen. Deine Aufgaben umfassen die Terminplanung, Koordination und Korrespondenz für die Unternehmensführung, sowie die Pflege von Dokumenten und Ablagesystemen. Dabei ist eine zielgerichtete Kommunikation ein wesentlicher Aspekt deiner Rolle, sowohl bei der internen Weiterleitung wichtiger Informationen, als auch bei der Bearbeitung von externen Anfragen durch Kunden oder Geschäftspartner. Mit deinem ausgeprägten Verständnis für Prioritäten und deiner proaktiven Arbeitsweise trägst du dazu bei, dass sich die Geschäftsführung auf ihre Kernaufgaben konzentrieren kann.

Deine Verantwortlichkeiten

  • Proaktive Terminplanung und -koordination für die Unternehmensführung, um ein effizientes und reibungsloses Kalendermangement sicherzustellen
  • Gewährleistung einer effizienten Büroorganisation, inklusive Bereitstellung nötiger Büromaterialien, sowie Koordination und Betreuung externer Dienstleister
  • Ansprechpartner:in für interne und externe Anfragen, Schnittstellenkommunikation mit internen Abteilungen sowie Priorisierung und Weiterleitung relevanter Informationen an die Unternehmensführung
  • Organisation von Meetings, inklusive Bereitstellung der notwendigen technischen Hilfsmittel und Catering
  • Verwaltung von E-Mail- und Briefkorrespondenz der ProEco Rheinland, insbesondere der Unternehmensführung
  • Einrichtung und kontinuierliche Sicherstellung eines zuverlässigen Dokumentenmanagements für elektronische und physische Dokumente
  • Koordination von Geschäftsreisen, inklusive Buchung von Flügen, Hotels und Transport
  • Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Firmenveranstaltungen und Team-Building-Aktivitäten

Dein Profil

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Erfahrung im Assistenzbereich
  • Erfahrung in Terminplanung- und koordination sowie ein versierter Umgang mit modernen Kommunikationstools und Bürosoftware (z. B. Microsoft Office-Programmen)
  • Ausgeprägte Kommunikationsstärke in Wort und Schrift sowie Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
  • Souveränes und professionelles Auftreten, verbunden mit starker sozialer Kompetenz im zwischenmenschlichen Umgang
  • Hohe Organisationsfähigkeit sowie strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
  • Flexibilität und Bereitschaft, sich an die dynamischen Bedürfnisse eines wachsenden Unternehmens anzupassen

Warum wir?

  • Vielfältige Möglichkeiten der fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung sowie zur Übernahme von Verantwortung
  • Ein innovatives, dynamisches und sinnstiftendes Startup-Arbeitsumfeld
  • Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeiten für mobiles Arbeiten
  • 30 Tage Urlaub
  • Attraktives Gehalt
  • Zahlreiche Company Benefits wie Teamevents, ein Deutschlandticket, Dienstfahrrad, betriebliche Altersvorsorge und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten

Bewirb dich jetzt mit deinem Lebenslauf, relevanten Arbeitszeugnissen und deiner gewünschten Gehaltsvorstellung. Wir melden uns zeitnah bei dir, um die nächsten Schritte gemeinsam abzustimmen. 

Deine Ansprechpartnerin:
Ditha Pahnke
Senior Talent Manager
ditha.pahnke@proeco-rheinland.de
Tel. +49 211 204973 – 312 

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!


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